Essa matéria foi feita por Rodrigo Diniz Rosa e publicada no Imasters, porem achei tão interessante o tema abordado por ele que resolvi publicar aqui na integra o texto dele.

Estar organizado hoje é um desafio e tanto para a maioria dos profissionais da atualidade. Fixos, freelas, públicos e até escusos, não importa. Sites, logins, senhas, dígitos, compromissos, tarefas, metas, projetos, textos, e-mails, mensagens, celular, fone do escritório, de casa, da companheira (o), lista de telefones, aniversário, compras, conflitos... E por aí vai numa lista enorme. Além do que hoje é muito comum desenvolvermos nossos "projetos pessoais" também.

Quem é ou gostaria de ser um usuário de dispositivo móvel tem um amigo, e ao mesmo tempo inimigo, a seu lado. Uns conjuntos de ferramentas que possibilitam que você leve tudo consigo onde quer que você vá.

Pra quem ainda não tem - qualquer smartfone, pocket pc ou pda - significa uma mudança no padrão de uso e relacionamento do seu aparelho no dia a dia que não existia com um celular comum. Poucos eram os que sincronizavam seu celular com o PC para fazer outra coisa que não fosse baixar músicas. O ponto positivo seria o baú móvel que pode agilizar a agenda, os e-mails, os contatos e outras funções que abarrotam e "zoneiam" a mesa de trabalho todos os dias.

Pra quem já é usuário o começo poder ter sido assim também. Mas o que mais observo são duas coisas: "Por falta de tempo", a pessoa não aprende nada, usa o smart como celular e, no máximo, brinca com os vídeos e msn. A outra se perde em tantas variáveis que o aparelho possibilita e a "quase organização" passa longe do ideal.

Neste contexto, deixo aqui minha dica para você dar o start para dominar seu pequenino e dar aquele tapa na organização pessoal

Aparelho: Pode falar o que for, até do já cansativo Iphone, todo dispositivo mobile é bom! Pronto. Igual câmera fotográfica profissional, o que mais importa é o olhar e a habilidade do fotógrafo, depois vem o equipamento. O mesmo para o aparelho.

A gama brasileira cresceu em opções no último ano. Nokia N95,73,80, HTC S711,S620,630,TyntII, Diamond, Iphone, Palm Treo, e por ai vai. Recursos e hardware também variam muito, preço, compatibilidade, portabilidade e acessórios. Independente da escolha, seja paciente. Estuda um review dos aparelhos que mais lhe agradaram, imagine-se usando ele, pense no seu dia a dia, pondere o que for possível antes de comprar, muitas vezes o tamanho do aparelho versus o tamanho da sua bolsa faz a diferença. Isso vai te dar uma visão clara do que é real, desejo e fantasia com o aparelho no seu dia a dia, lazer, trabalho, estudo e etc.

Depois disso, sim, compre o aparelho, confira programas disponíveis para seu Sistema Operacional (Também conta o Touch Screen or Non Touch Screen), converse com outros proprietários, digite o nome do aparelho que você quer comprar no YouTube para ver vídeos sobre o aparelho e faça um test-drive na loja, se possível.

Nos blogs http://www.mobilelife.com.br - http://www.garotasemfio.com.br sempre há reviews muito boas sobre aparelhos. No site http://www.wince.com.br você encontra tudo sobre programas, outras dúvidas, soluções, produtos e serviços. Nos sites http://www.handango.com - http://www.spbsoftwarehouse.com todo tipo de programa está disponível para teste e compra. No http://store.apple.com/us você encontra programas para seu Iphone, pra variar, irritantemente, diversos programas só funcionam se você tem cadastro Norte Americano. Detalhe importante, se a sua é instalar e experimentar vários programas e dar aquela função super "multi-uso" pro seu aparelho, vale levar em consideração o mesmo que com computadores: quanto mais potente, melhor e nunca os instale na memória principal, e sim no Storage Card.

Dica simples - dispositivo móvel também tem sistema operacional - digite, por exemplo, "Windows Mobile 6.1" no YouTube que você verá diversas análises e pequenos tutoriais do S.O.

Dê tempo ao tempo: Adicionar a mobilidade na sua vida é ter um novo mundo pela frente. Então, se você não tem tanto tempo assim, vá devagar, mas continuamente. Uma coisa de cada vez e pimba! Três meses depois você já é uma pessoa habituada com a coisa.

Organização: Aqui o bicho pega pra muita gente. Ter um sistema, ou seguir um sistema ou método, independente de qualquer que seja, tem uma coisa comum, universal. Nada se alimenta ou atualiza sozinho! Portanto, encontre a disciplina onde quer que esteja e mantenha sua agenda, sistema da empresa e e-mails atualizado, neste ponto é onde a "aporrinhação" começa. Não deixe pra depois, e não anote num post-it, toda vez que possível, atualize na hora que for necessário.

Agenda - Deste ponto em diante, tenho minhas notas para as opções ligadas à Microsoft. Concentrei grande para o meu uso nos produtos dela. Outlook - Com a maioria dos aparelhos, seu Outlook poderá ser sincronizado com o aparelho. Se você usar Sybyan ou o Iphone ou o Palm, há módulos de sincronismo disponíveis na internet. Com o Outlook você configura e sincroniza contatos, calendário, tarefas, e-mails, favoritos e arquivos de mídia diretamente pela central de Sincronismo (Active Sync para usuários do XP e Windows Mobile Device Center para usuários do Vista).

Contato - com os dados bem organizados e os mais completos possíveis, com o nome antes do sobrenome na apresentação e no campo empresa, você pode pôr uma dica para facilitar a localização desta pessoa. É uma boa também separar uma imagem que se relacione com o contato. Quando se tem 1.300 contatos na agenda e 23 clientes, uma imagem que aparece na tela do aparelho quando a pessoa liga ou uma dica de nome quando busco o contato são de grande valia no dia a dia. Escolha um modo de salvar os contatos. No aparelho ou no Chip. Se você escolheu no aparelho, experimente o www.plaxo.com que sincroniza uma versão on line de seus contatos e o manterão seguros.

Calendário - coloque apenas compromissos que você tenha data e hora definidas para terminar. O recurso "recorrência" vira uma zona quando se acumula em tarefas que você não pode cumprir no horário especificado. Deixe um compromisso longo, complicado ou cheio de variáveis para as tarefas. O calendário, principalmente, nunca deixe para atualizá-lo depois, é fatal. Com o Google Calendar Sync,
( http://googlediscovery.com/2008/03/06/google-calendar-sync-para-microsoft-outlook/ ), você sincroniza e mantém uma cópia da sua agenda no Google Calendar.

Tarefas - reserve a criação de tarefas para informações maiores e de uso recorrente e tarefas que envolvam atividades agregadas, outras funções, atividades a serem delegadas ou listas de atividades. Como no calendário. Você também tem os lembretes e muitas outras funções.

E-mails - só vale se você utliza o Outlook como seu gerenciador de e-mails. Se você recebe muitas tarefas por e-mail, a integração com as outras abas é muito boa. Pastas ajudam a desafogar a caixa de entrada e evitam que se abarrote a telinha do aparelho quando você acessar seu mail por lá. Se quiser acessar seus e-mails via outros provedores, consulte as instruções nos respectivos sites.

Favoritos - muitos sites você também acaba "chegando" quando está acessando a internet via dispositivo mobile. Salvando as páginas nos seus Favoritos, uma cópia é gerada na pasta Favoritos Móveis do seu Internet Explorer. A mesma lista pode ser importada quando você instala outro navegador.

Arquivos de Mídia - pasta Minhas Músicas x Windows Media Player x Sincronismo com o aparelho pode ser configurada para ser feita automaticamente ou de modo manual.

O apoio: É claro que não vai baixar uma força de vontade organizacional titânica em você e apenas essas dicas resolverão todos os seus problemas. Tem mais. Duas coisas que me salvaram foram o método GTD (Getting Things Done), metodologia de organização pessoal criada por David Allem, simples e objetiva que muda e muito sua visão e metas na hora de se organizar. E a outra foi o próprio blog de Bia Kunze, com vários posts sobre organização e mobilidade.

Empresa: Se você usa vários sistemas na sua empresa, CRM ou ERP on line, debulha o web mail incessantemente, detona-se nos chamados do help desk ou sente que algo poderia melhorar a produtividade, a mobilidade pode ser uma alternativa muito bacana. Hoje sistemas de CRM completos e complexos rodam 100% on line e integrados/adaptados em meios tanto convencionais como no mobile.

Confira com seu funcionário que "cuida da informática" como estão as possibilidades para as soluções existentes ou as opções viáveis. Pense que há anos as distribuidoras de bebidas usam Palm Tops para gerenciar os milhões de pedidos todos os dias. Até taxistas aceitam pagamentos com cartão de crédito via conexão gprs. Um consultor ajuda muito nessa hora e tem muita gente boa no mercado pra isso, no meu site mesmo, tenho o espaço para as consultorias e treinamentos que dou a empresas interessadas nesse meio.

O resto é básico, né? Mesa o mais limpa e desobstruída possível, tenha um micro bom, fique o mínimo possível nos orkuts, msn e lastfm da vida, compre um cachorro, compre o livro sobre o GTD, leia o site do Imasters, estude com calma novas possibilidades, não tenha medo da mudança e foque em você a verdadeira solução para seus problemas.